„Alle Macht den Archivaren, sonst wird die Nachwelt nichts erfahren.“ Ausgedruckt und eingerahmt hängt dieser sinnige Spruch in manch einem Archiv.
Josef Iff kannte ihn noch nicht, aber er schmunzelt darüber. Der 73-Jährige hat vor sechs Jahren begonnen, das Archiv der Marktgemeinde Maßbach neu aufzubauen, die vorhandenen Bestände zu ordnen und zu digitalisieren.
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Es umfasst bisher 336.301 Blätter (Stand Anfang August), die nun für die Öffentlichkeit verfügbar sind.
Bis zum kommenden Frühjahr soll alles geschafft sein
Ein Teil aus dem Ortsteil Maßbach ist noch nicht digitalisiert, das soll bis spätestens zum Frühjahr nächsten Jahres ebenfalls erledigt sein. Das eigentliche Archiv mit den Original-Papier-Dokumenten aller Art befindet sich nach wie vor im Keller der Grundschulturnhalle in Poppenlauer.
Seit wenigen Wochen hat Josef Iff außerdem ein kleines Büro im alten Rathaus in Poppenlauer, in dem auch Bürgermeister Matthias Klement (CSU) seine Sprechstunden abhält. Hier stehen seine Laptops und das selbst gebaute Repro-Gestell mit einer Digitalkamera. Dem Besucher fällt auch das Bügeleisen auf. Damit werden wellige Dokumente vor dem Reproduzieren glatt gebügelt.
Glücksfall für die Gemeinde
„Wir sind gesetzlich sowieso verpflichtet, Akten und Dokumente aufzubewahren“, betont Bürgermeister Matthias Klement (CSU). Deshalb freut er sich, dass mit Josef Iff ein Bürger aus dem Ortsteil Poppenlauer gefunden wurde, der die Pflege des Archivs mit viel Sorgfalt und ehrenamtlich erledigt und lobt: „Er ist wirklich ein Glücksfall für die Gemeinde“.
Iff stammt ursprünglich aus Rottershausen und ging nach einer Ausbildung zum Bundesgrenzschutz (heute Bundespolizei) nach Oerlenbach. Aus dienstlichen Gründen verschlug es ihn bis nach Lübeck. Dort arbeitete er als Waffenmeister und in der Ausbildung. Er baute ein Museum mit 3000 verschiedenen Waffen auf und sammelte so schon erste Erfahrungen als Archivar. Als Pensionär ging er zurück in die Heimat. Da er in Rottershausen kein Haus fand, kaufte er eines in Poppenlauer.
Gliederung nach dem „Einheitsaktenplan“
Das Archiv belastet die Gemeindefinanzen nur sehr geringfügig, zum Beispiel durch den Kauf neuer Mappen für die Dokumente und Kartons, in denen diese dann gelagert werden. Gegliedert ist das Archiv nach dem bayernweiten „Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter mit Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen“ aus dem Jahr 2011.
Der Archivraum im Keller besteht aus zwei getrennten Abteilungen: auf der einen Seite die Registratur der Verwaltungsgemeinschaft mit Akten ab der Verwaltungsreform im Jahr 1972, die zumindest gelegentlich noch gebraucht werden.
Ideale Temperaturen und Luftfeuchtigkeit
„Das geht mich nichts an“, sagt Josef Iff. Die andere Seite des Raums ist sein Reich mit dem eigentlichen Archiv-Bestand. Gerade während der Hitzewelle ist der Aufenthalt im Archivkeller recht angenehm, denn die Temperatur wird Sommer wie Winter zwischen 18 und 20 Grad gehalten und die Luftfeuchtigkeit bei rund 60 Prozent. Das ist ideal für die Lagerung der Archivbestände und sorgt dafür, dass die alten Schätze noch lange erhalten bleiben.
Speziell die Papiere aus dem 19. Jahrhundert allerdings sind gefährdet, erklärt der Archivar. Seit 1807 wurde dem Papier bei der Herstellung Kalium-Aluminium-Sulfat (besser bekannt als Alaun) zugesetzt. Durch diese saure Chemikalie wurde das Papier im Lauf der Zeit brüchig, wie an vielen alten Dokumenten unschwer zu erkennen ist.
Wahlen, Kriege, Verträge und vieles mehr
Was findet sich denn nun im Archiv, in dem jetzt alle vier Ortsteile zusammengefasst sind? Unterlagen über frühere Wahlen, über frühere Kriege, Wehrerfassung, Sicherheit, Ordnung, Sperrzeiten, Waffen, Verkehrsüberwachung,
Zwangsversteigerungen, Kaufverträge, Schenkungen, Eichwesen, Marktaufsicht, Personenverkehr mit dem Omnibus, die Gemeindewaage, Verträge, Stromtarife und fast unendlich vieles mehr. Verwaltungsakten.
Die Pflichten der Bürger sind notiert
Etwas Besonderes ist das Pflichtenbuch von 1785, in dem es, wie der Name sagt, um die Pflichten von Bürgern geht, wie zum Beispiel um den Polizeidiener. Ein Gemeindelehensbuch von 1708 gibt einen Überblick über die Abgaben, die die Bauern zu entrichten hatten.
Die Kirchenbücher vor 1875 sind nicht vorhanden, die katholischen befinden sich in Würzburg, die evangelischen in Nürnberg. Bis dahin waren die Pfarrer beziehungsweise Pfarrämter für das Personenstandswesen mit der Registrierung von Geburten, Todesfällen und Hochzeiten zuständig, und die Daten wurden in besagten Kirchenbüchern festgehalten.
Ab diesem Jahr wurde diese Aufgabe den Gemeinden übertragen. Ahnenforschung macht denn auch 95 Prozent der Anfragen aus. Nicht nur amtliche Akten und Schriftstücke der vier ehemaligen Gemeinden des heutigen Marktes Maßbach sind im Archiv verwahrt.
Auch Vereine und Organisationen, von denen manche heute gar nicht mehr existieren, haben ihre Archive und älteren Unterlagen Josef Iff zu treuen Händen übergeben. Zum Beispiel werden hier die Protokollbücher des Poppenläurer Vereins „Sängerkranz 1863“ aus den Jahren 1869 bis 1992 verwahrt.
Der Verein „Cocks-Innung in Blüten 1909“, der „Radfahrerverein Lauertal 1921 e. V.“ und der SPD-Ortsverein Poppenlauer haben hier ebenfalls ihre Archive-Bestände abgegeben. „Die Schriftführer wechseln, dann verschwinden öfter Akten. Hier sind sie gut aufgehoben“, sagt der Archivar.
Ganz nebenbei hat er übrigens festgestellt, dass in den Akten-Beständen zwischen 1933 und 1945 erhebliche Lücken klaffen. „Da wurde vielleicht nach dem Krieg etwas gesäubert, da nicht jeder seinen Namen in den Akten aus der NS-Zeit sehen wollte“, meinen dazu Bürgermeister Klement und Josef Iff.
42 Umzugskartons auf dem Dachboden
Vor sechs Jahren hat Josef Iff seine Arbeit als Gemeindearchivar begonnen. Er erzählte, dass das Material zuerst verstreut war und nach der Gemeindereform „irgendwohin“ kam. Im Alten Rathaus von Poppenlauer fand er zum Beispiel 42 Umzugskartons mit Archivmaterial auf dem Dachboden.
Er hat zuerst die Akten und Schriftstücke geordnet und in beschrifteten Mappen und Kartons verwahrt. Auch hat er die Blätter, wie gesagt bisher 336.301 an der Zahl, digitalisiert. Jedes einzelne Blatt liegt also im digitalen und leicht zu verarbeitenden PDF-Format vor. Allerdings hat er keinen Scanner benutzt, sondern eine Digitalkamera. Damit geht die Arbeit viel schneller und der Wechsel zwischen unterschiedlichen Papier-Formaten ist sehr leicht möglich.
Sehr alte Dokumente nur in Buchform
Sehr alte Dokumente aus dem 18. und dem 19. Jahrhundert liegen in Buchform vor. Diese wurden nicht digitalisiert. Der Aufwand wäre zu groß und sie könnten beschädigt werden. Ebenfalls nicht eingescannt wurde die große Sammlung an alten Bänden mit Gesetzen, Mitteilungsblättern und Verordnungen.
194 Gigabyte an Dokumenten hat Josef Iff aus dem Ortsteil Poppenlauer erfasst. Doch es kommen noch einige Seiten hinzu, da erst vor ganz kurzer Zeit auf dem Dachboden des alten Rathauses noch weiteres Archivmaterial gefunden wurde. Aus Volkershausen gibt es 80 Gigabyte, aus Weichtungen 60 Gigabyte.
Die Dokumente aus dem Ortsteil Maßbach brauchen bisher 90 Gigabyte Platz. Allerdings hat er noch viele weitere Dokumente und schätzt deshalb, dass nochmals 90 Gigabyte hinzukommen. Dieser Dokumenten-Schatz wird nun natürlich mehrfach auf externen Festplatten gespeichert, damit er nicht verloren geht.
Nutzungsanträge stellen
Auf der Internetseite der Marktgemeinde Maßbach finden sich weitere Einzelheiten. So heißt es da, dass zuerst ein Nutzungsantrag gestellt und per Post an Katharina Schusser oder per E-Mail an schusser@massbach.de geschickt werden muss. Darin muss der Zweck der Recherche (privat, Familienforschung, Heimatkunde, rechtliche Zwecke) angegeben werden. Auf dem Formular erkennt der Nutzer auch an, dass er die Gebührenordnung zur Kenntnis genommen hat.
Unter anderem wird für jede angefangene Stunde bei selbstständigem Arbeiten 20 Euro verlangt. Wer einmalig ein Dokument in Druckerzeugnissen oder auf elektronischen Datenträgern veröffentlichen will, muss dafür 20 Euro bezahlen, uneingeschränkte Nutzung kostet 60 Euro.
Allerdings ist Gebührenbefreiung zum Beispiel für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche oder schulische Zwecke möglich. Auf der erwähnten Internetseite sind auch die vier Findbücher mit Verzeichnissen aller vorhandenen Dokumente zu finden. Sie können als PDF-Dateien gespeichert werden.
In seinem Büro im alten Rathaus von Poppenlauer ist Josef Iff mittwochs und freitags jeweils von 14 bis 17 Uhr anzutreffen (Tel. 09735/89112, E-Mail archiv-massbach@t-online.de).
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