Seit Mai lief in Hammelburg die Testphase der ersten Bürgerservice-Box in Unterfranken. Nach erfolgreichem Start stellte Bürgermeister Armin Warmuth (CSU) nun gemeinsam mit den für die Installation verantwortlichen Matthias Ahrens (KEBA Automation) und Bernhard Hartmann (AKDB) das innovative System zur kontaktlosen und zeitsparenden Übergabe von Personalausweisen, Reisepässen sowie hoheitlicher Dokumente und Urkunden im Bürgerhaus vor. „Dies ist ein weiterer Baustein aller Möglichkeiten einer modernen Verwaltung“, kommentierte er die bürgerfreundliche Einrichtung.
„Es ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten“, bestätigte Bernhard Hartmann, Regionalvertriebsleiter der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) als IT-Dienstleister des Hammelburger Rathauses. „Einerseits ermöglicht die Bürgerservice-Box den Antragstellern die Abholung ihrer Personaldokumente ohne lange Wartezeiten, andererseits bleibt den Mitarbeiterinnen im Bürgerservice somit mehr Zeit für beratungsintensivere Kundengespräche.“
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Wie eine DHL-Packstation
Den einfachen Übergabe-Vorgang dieser Box könne man mit der einer DHL-Packstation der Post vergleichen, ergänzte Matthias Ahrens, Repräsentant des Herstellers KEBA. In enger Zusammenarbeit mit der AKDB, die für die operative Verbindung der Box mit der jeweiligen Rathaus-Software verantwortlich ist, gibt es inzwischen ein Dutzend solcher Boxen in bayerischen Gemeinden. Ahrens: „Wir haben hier ein Modell mittlerer Größe eingebaut mit 40 kleinen und fünf großen Fächern sowie Erweiterungsmöglichkeiten bei Bedarf.“
Tatsächlich wurden die 40 Fächer zu Beginn der Hauptreisezeit fast alle genutzt, versicherte Hannah Pusch, Leiterin des Bürgerservice. In der gesamten Testphase von Mai bis September wurden von insgesamt 563 für die Service-Box tauglichen Dokumenten in Absprache mit den Antragstellern 453 in der Box zur gelegentlichen Abholung hinterlegt. „Mit einer Quote von 80 Prozent ist die Hammelburger Box bisher die prozentual bestgenutzte in Bayern“, lobte Ahrens.
Innovative Einrichtung
Mit ihrer innovativen Einrichtung will die Hammelburger Verwaltung den Bürgerinnen und Bürgern ihren Service auch außerhalb des regulären Rathausbetriebs anbieten. „Die Rückmeldungen waren bisher durchweg positiv“, freute sich Bürgermeister Warmuth. „Wir wollen unsere Verwaltung optimal aufstellen“, begründete er die Installation der Box. „Als moderne Verwaltung unterstützen wir die Forderung der Landesregierung nach Einsatz von Digitalisierung und behördlichem Online-Einsatz. Diese Flexibilität wird heute vom Bürger erwartet.“
Zwar ist in der Hammelburger Verwaltung inzwischen vieles online möglich, „doch bei Personaldokumenten ist ein einmaliges persönliches Erscheinen bei Antragstellung immer noch gesetzlich vorgeschrieben“, erklärte Hannah Pusch das Vorgehen. Nur die Abholung des beantragten Dokuments ist nun durch die Bürgerservice-Box erleichtert.
Bedienung ist einfach
Sobald der neue Personalausweis oder Reisepass vorliegt, wird er für den Abholer in einem Fach der Box hinterlegt. Der Antragsteller erhält eine entsprechende SMS-Kurznachricht mit einem persönlichen Sicherheitscode auf sein Handy. Die Bedienung des Touchscreens an der Box ist bei Abholung einfach: Die eigene Handynummer und der übermittelte Code werden eingegeben und schon öffnet sich das Fach zur Entnahme des Ausweises. Das in der Box hinterlegte Dokument bleibt dort eine Woche zur Abholung bereit. Vor Ablauf dieser einwöchigen Frist wird der Antragsteller vom Bürgerservice noch einmal angerufen. Auch die Abgabe eines veralteten Ausweises ist auf diesem Weg möglich. Alle Vorgänge werden im Vollzug automatisch dokumentiert. Pusch: „Wir wollen unseren Bürgerinnen und Bürgern den bestmöglichen Service bieten.“
Öffnungszeiten ausbaubar?
Momentan ist die Box nur während der regulären Öffnungszeit des Bürgerhauses zugänglich: Werktags von 9 Uhr bis 18 Uhr, nur mittwochs bis 16 Uhr. Aktuell denkt man im Rathaus darüber nach, mit Schaffung einer „Open Library“ – geplant ab kommendem Frühjahr – auch die Nutzungsmöglichkeit der Bürgerservice-Box sogar an allen sieben Tagen der Woche jeweils bis 20 Uhr zu ermöglichen. Diese Idee der „offenen Bücherei“ ist zwar noch Theorie und damit auch die geplante siebentägige Nutzungsmöglichkeit der Bürgerservice-Box. Aber Bürgermeister Warmuth ist guter Hoffnung, dass dies gelingen wird. „Unser Team steht voll dahinter.“
Dann wird es auch nicht mehr vorkommen müssen, dass – wie tatsächlich geschehen – der Bürgermeister am Wochenende privat angerufen wird, um einem Mitbürger noch schnell für die am Montag beginnende Reise den im Rathaus bereitliegenden Ausweis zu beschaffen.
